Tổng hợp thông tin từ A-Z về quy trình tạm ứng lương cho nhân viên

0
144

Quy trình tạm ứng lương cho nhân viên hiện đang là vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm trong việc cải thiện chất lượng đời sống của người lao động.

Tuy nhiên việc đưa chính sách ứng lương vào áp dụng vẫn còn gặp rất nhiều rào cản bởi không nắm rõ quy trình, thủ tục dẫn đến những bất cập trong việc triển khai quy trình tạm ứng lương cho nhân viên 

Để giúp doanh nghiệp hiểu rõ về quy trình ứng lương cũng như các quy định trong tạm ứng lương cho nhân viên. Hôm nay Tapchieva.net sẽ cung cấp những thông tin cần thiết trong bài viết dưới đây.

Những quy định về quy trình tạm ứng lương cho nhân viên

  • Trước tiên bạn cần hiểu tạm ứng và thanh toán khác nhau như thế nào?
  • Tạm ứng tức là vật, tài sản, tiền đó thuộc về bạn nhưng chưa đến thời gian được nhận và bạn muốn lấy trước thì gọi là tạm ứng.
  • Thanh toán là việc chuyển giao tài sản của bên này cho bên khác. Nó được sử dụng khi trao đổi sản phẩm, dịch vụ, giao dịch có sự ràng buộc với nhau về mặt pháp lý.
  • Vấn đề tạm ứng tiền lương cho người lao động theo quy định tại Bộ luật lao động (năm 2019) được thực hiện trong hai trường hợp như sau:                                    Trường hợp 1: Người lao động nghỉ việc tạm thời để thực hiện nghĩa vụ công dân (từ 7 ngày trở lên). Số tiền lương tạm ứng sẽ phụ thuộc vào số ngày người lao động làm việc thực tế tại cơ sở, doanh nghiệp, thế nhưng tối đa không được vượt quá 1 tháng lương. Bên cạnh đó, người lao động cũng phải hoàn lại số lương tạm ứng cho người sử dụng lao động.

Trường hợp 2: Người lao động bị tạm đình chỉ công việc, được ứng 50% số tiền lương. Khi người lao động bị xử lý kỷ luật thì sẽ không phải hoàn trả lại doanh nghiệp số tiền đã tạm ứng trước đó. Tạm ứng tiền lương sẽ phải thực hiện dựa trên việc thỏa thuận giữa doanh nghiệp (người sử dụng lao động) và nhân viên (người lao động). Theo đó, nhân viên sẽ được phép tạm ứng tiền lương với điều kiện mà hai bên đã bàn bạc với nhau.

  • Tạm ứng tiền lương sẽ phải thực hiện dựa trên việc thỏa thuận giữa doanh nghiệp (người sử dụng lao động) và nhân viên (người lao động).
  • Theo đó, nhân viên sẽ được phép tạm ứng tiền lương với điều kiện mà hai bên đã bàn bạc với nhau.

Người lao động được phép tạm ứng bao nhiêu tiền lương?

  • Trường hợp nhận lương theo sản phẩm đã làm trong một tháng thì người lao động được ứng lương tùy vào khối lượng công việc đã làm được nhiều hay ít.
  • Trong trường hợp thực hiện nghĩa vụ công dân: Số tiền tạm ứng không quá 1 tháng tiền lương được thỏa thuận trong hợp đồng.
  • Trường hợp nghỉ hàng năm: Người lao động được tạm ứng tiền lương ít nhất bằng tiền lương của ngày nghỉ.

  • Trường hợp bị tạm đình chỉ công việc: Được phép tạm ứng 50% tiền lương trước khi bị đình chỉ.
  • Có thể thấy, dường như Bộ luật lao động không quy định rõ ràng về hạn chế mức tạm ứng tiền trong mỗi trường hợp.
  • Bởi vậy mà việc tạm ứng sẽ căn cứ phần nhiều vào thỏa thuận ban đầu giữa doanh nghiệp và nhân viên.
  • Ngoài ra, pháp luật cũng quy định rõ, người sử dụng lao động (doanh nghiệp) không được tính lãi với nhân viên về số tiền tạm ứng này.

Quy trình tạm ứng lương cho nhân viên

Bước 1: Người lao động làm đơn Đề nghị tạm ứng

  • Người lao động viết và nộp giấy đề nghị tạm ứng lương. Khi có nhu cầu bạn có thể tham khảo và điền theo mẫu tạm ứng lương cho nhân viên, sau đó nộp lên cấp trên để họ xem xét, phê duyệt và chuyển đến phòng ban có trách nhiệm giải quyết. Trong đơn phải nêu rõ được những nội dung sau
  • Thông tin nhân sự
  • Lý do tạm ứng lương
  • Số tiền tạm ứng
  • Thời hạn thanh toán

Bước 2: Trình đơn lên Trưởng phòng xét duyệt tạm ứng

  • Sau khi hoàn thiện đơn Đề nghị tạm ứng, nhân viên phải trình đơn lên Trưởng phòng để xin ý kiến xét duyệt. Nếu đồng ý, Trưởng phòng sẽ ký giấy phê duyệt bảng tạm ứng lương cho nhân viên.

Bước 3: Trình đơn lên Giám đốc xét duyệt tạm ứng

  • Sau khi được Trưởng phòng duyệt, nhân viên tiếp tục trình đơn lên Giám đốc để xem xét và phê duyệt.

Bước 4: Chuyển kế toán thanh toán lập phiếu chi 

  • Khi đã được Giám đốc đồng ý duyệt đơn với mức lương tạm ứng đề xuất, đơn Đề nghị tạm ứng sẽ được chuyển cho kế toán kiểm tra.
  • Sau khi xác nhận tính đúng đắn của thông tin được khai báo trong đơn, kế toán sẽ tiến hành lập phiếu chi tạm ứng lương cho người lao động.

Bước 5: Kế toán trưởng kiểm duyệt phiếu chi

  • Bước tiếp theo, Kế toán trưởng sẽ là người chịu trách nhiệm kiểm tra lại và phê duyệt phiếu chi lương cho nhân viên.

Bước 6: Giám đốc ký duyệt phiếu chi

  • Sau khi Kế toán trưởng ký duyệt, kế toán sẽ trình lên Giám đốc để chốt phiếu chi tạm ứng cho nhân viên.

Bước 7: Thủ quỹ chi tiền tạm ứng cho nhân viên

  • Sau khi nhận được sự đồng ý của Giám đốc, thủ quỹ sẽ căn cứ vào phiếu chi có đầy đủ chữ ký xác nhận của nhân viên, kế toán, kế toán trưởng và giám đốc để trích quỹ chi tạm ứng lương cho nhân viên.

Bước 8: Hạch toán và lưu trữ chứng từ ứng lương

  • Trong bước này, kế toán sẽ lưu trữ đầy đủ các loại chứng từ bao gồm đơn đề nghị tạm ứng và phiếu chi tạm ứng để làm căn cứ hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên.

Bước 9: Quyết toán khoản tạm ứng

  • Sau khi đã hoàn thành quy trình ứng lương cho người lao động, đến kỳ trả lương tháng, doanh nghiệp sẽ khấu trừ trong bảng lương của nhân sự một khoản tương ứng với số tiền đã ứng từ trước.

Một số phát sinh và lưu ý trong việc tạm ứng lương cho nhân viên

  • Tạm ứng lương cho nhân viên là một quy trình phức tạp, phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp mặc dù đã nắm rất rõ quy trình thực hiện ứng lương nhưng đến lúc triển khai vẫn gặp không ít bất cập phát sinh như:
  • Dòng tiền doanh nghiệp bị ảnh hưởng, không thu xếp được nguồn tiền để ứng lương cho nhân viên.
  • Thủ tục, quy trình hành chính phức tạp, gây mất thời gian của nhân sự và kế toán trong việc xử lý từng trường hợp.
  • Không có công cụ hỗ trợ nên việc kiểm soát và đối soát các khoản ứng đều phải làm thủ công, dễ dẫn đến sai sót.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here